Kunci utama untuk menjaga proses kerja tetap teratur adalah dengan membuat dokumen yang berisi kebijakan atau yang biasa dikenal dengan SOP. Meski terdengar teknis, SOP memiliki peran besar dalam memastikan bisnis berjalan mulus dari hari ke hari. Jika Anda pelaku usaha, maka Anda wajib membuat dokumen SOP, untuk lebih jelasnya berikut rangkuman apa itu SOP yang wajib dimiliki setiap pelaku usaha.

Apa Itu SOP?

Source: CEO Mastery

SOP merupakan singkatan dari Standard Operating Procedure atau dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai Prosedur Operasional Standar. Sederhananya, SOP adalah yang dokumen berisi panduan langkah-langkah terkait suatu pekerjaan atau aktivitas bisnis yang harus dilakukan. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan setiap tugas dijalankan secara konsisten, efisien, dan sesuai standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. SOP juga dapat dikatakan sebagai navigasi para karyawan agar dapat bekerja sesuai dengan arahan.

BACA JUGA: Warehouse Management System (WMS): Pengertian, Manfaat dan Contohnya

Fungsi SOP dalam Bisnis

Source: Senna Labs

1. Menjaga Kualitas Layanan

Dengan SOP, setiap proses dikerjakan dengan cara yang sama bagi siapa pun yang melakukannya. Kebijakan ini sangat penting untuk menjaga kualitas layanan dan produk tetap stabil.

2. Mempermudah Pelatihan Karyawan Baru

Karyawan baru bisa langsung mengacu pada SOP untuk memahami cara kerja tanpa perlu diawasi terus-menerus sehingga Anda dapat lebih hemat waktu, energi, dan juga biaya pelatihan.

3. Meningkatkan Efisiensi

Karena semua proses sudah ditentukan langkahnya, maka tidak akan ada waktu yang terbuang untuk mencari tau hal lainnya. Sehingga, pekerjaan dapat selesai lebih cepat dan tepat.

4. Mengurangi Adanya Kesalahan

SOP membantu menghindari kesalahan yang sering terjadi akibat improvisasi atau kurangnya informasi. Langkah-langkah yang sudah diuji dan tertulis membuat hasil kerja jadi lebih aman.

5. Evaluasi Kinerja

Apabila terjadi masalah dalam proses kerja, SOP bisa jadi acuan untuk mencari tahu apakah ada yang salah dalam pelaksanaan, atau apakah ada bagian SOP-nya yang perlu diperbarui.

BACA JUGA: Apa Arti Grosir dalam Dunia Penjualan?

Mengapa Setiap Bisnis Perlu SOP?

Source: Freepik

Seringkali, SOP dianggap hanya untuk perusahaan berskala besar. Padahal, justru bisnis kecil dan menengah sangat terbantu dengan adanya SOP. beberapa alasannya yaitu:

• Menghindari Ketergantungan pada Individu: Tanpa SOP, bisnis sangat bergantung pada satu atau dua orang yang tahu prosesnya. Kalau mereka tidak masuk, kerja bisa berhenti, inilah pentingnya SOP agar pekerjaan tetap bisa berjalan meskipun terkendala SDM yang tidak hadir.

• Membantu Skalabilitas: Saat bisnis tumbuh, SOP membantu proses kerja tetap terstruktur meskipun jumlah tim bertambah.

• Meningkatkan Profesionalisme: SOP menunjukkan bahwa bisnis dijalankan secara serius dan profesional. Ini bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan maupun mitra kerja.

• Menjadi Nilai Tambah Saat Audit atau Investasi: Investor atau auditor biasanya melihat apakah bisnis memiliki prosedur kerja yang jelas. Adanya SOP menunjukkan bahwa bisnis dikelola secara sistematis.

SOP bukan sekadar dokumen formalitas, melainkan pondasi penting agar sebuah bisnis bisa berjalan efisien dan terstruktur. Mulai dari menjaga konsistensi kerja, mempercepat pelatihan, hingga mencegah kesalahan fatal semua bisa dikendalikan melalui SOP yang baik.